賃貸借契約の必要書類について！印鑑証明書や住民票の役割も解説

賃貸借契約を結ぶ際は、印鑑証明書や住民票、収入証明書などを求められることがあります。
これらの書類は、契約当事者や連帯保証人の身元や意思を確認するために欠かせません。
この記事では、これらの書類の具体的な内容やポイントを解説し、契約手続きをスムーズに進めるためのヒントをお伝えします。

賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由

賃貸借契約において、印鑑証明書の提出は、契約の信頼性を高めるうえで重要な手続きです。
押印した印鑑が本当に当人のものであるかを証明し、後日の「聞いていなかった」などのトラブルを防ぐ効果があります。
ここでは、実印や印鑑登録、連帯保証人との関係について簡潔に見ていきます。

実印

実印とは、市区町村に登録された正式な印鑑で、法律上重要な契約に用いられるものです。
賃貸借契約で実印を使うと、契約内容への正式な同意が示され、信頼性が高まります。
とくに、高額な物件や長期間の契約では、実印の押印を求められることもあります。
実印の管理は慎重におこない、普段は銀行印や認印と区別して保管するのが望ましいです。
賃貸借契約では、実印を押す前に書類の全体を隅々まで確認し、署名者の名前や日付などに誤りがないかチェックすることが欠かせません。
もし、契約内容と合意事項が一致していないと、印鑑を押した後での修正は煩雑になることが多いです。
同居人の有無や契約期間などに変化がある場合は、実印を押す段階の前に訂正すべき点を洗い出すことが必要です。

印鑑登録

印鑑登録とは、本人の印鑑を市区町村に届け出て公的に証明する制度です。
印鑑登録証明書は、市区町村の窓口や一部のコンビニなどで発行でき、提出先に実印が確かに本人のものと示すために使われます。
連帯保証人が直接契約の場に来られない場合でも、登録された印鑑と証明書があれば本人確認の度合いを高められます。
なお、印鑑登録をおこなう際は、本人確認書類を提示する必要があり、登録後は印鑑登録証を紛失しないよう注意が必要です。
印鑑登録の際には、登録が完了するまでに数日かかる自治体もあるため、契約日程に余裕を持って手続きをおこなうことが大切です。
もし、時間が迫っている場合でも、あらかじめ必要書類を揃えておけばスムーズに申請できます。
くわえて、登録時に印鑑の欠けや摩耗があると、再度登録が必要になる可能性もあるため、普段から実印の状態を点検しておくと安心です。

連帯保証人

賃貸借契約で連帯保証人を設定すると、借主に家賃滞納などの問題が起きた場合、保証人にも支払義務が生じます。
そのため、保証人の意思を確認することを目的として、実印の押印と印鑑証明書の提出が求められることがほとんどです。
契約後に「保証人になるつもりはなかった」といったトラブルを避けるためにも、連帯保証人の書類準備は重要なのです。
連帯保証人には、もしもの場合が発生した際に精神的・経済的負担が伴うため、慎重に依頼する相手を選びましょう。
連帯保証人となることを依頼するときは、相手方との信頼関係が重要になります。
保証人となる方が自分の経済状況や将来の支出計画をしっかり把握しているかも確認し、後日、支払い能力を超えた責任を負うリスクを減らすことが大切です。
くわえて、連帯保証人に万が一のことがあった場合に備え、緊急連絡先や代理人の設定を考慮する方もいます。
これは、連帯保証人自身の安心にもつながるため、事前にしっかりと話し合っておくのが望ましいでしょう。

賃貸借契約に住民票が必要な理由は？有効期限はいつ？マイナンバーは必要？

賃貸借契約では、住民票の提出が一般的に求められます。
ここでは、賃貸借契約に住民票が必要な理由や有効期限やマイナンバーへの対応について解説します。

住民票が必要な理由

住民票には、氏名や生年月日、性別、現住所などの基本情報が記載されます。
免許証などの身分証明書だけでは、十分に把握できない情報を補完し、契約者が確かにその住所に住んでいるかを裏付けます。
家族で入居する場合は、世帯全員の情報がわかる住民票を提出する必要があるため、準備が必要です。
不備があり再提出しなければならないといった状況にならないよう、提出する住民票の記載内容が契約先の要望に合っているかも事前に確認すると良いでしょう。
また、住民票に記載されている住所は公的に認められた情報のため、契約者が実際にそこに居住しているかどうかを確認する手段としても高い信頼性を持ちます。

住民票の有効期限はいつ？

多くの不動産会社や大家さんは、住民票の発行日から3カ月以内のものを提出するよう求めます。
あまりに古いものだと、住所や世帯構成が変わっている可能性があるからです。
最新情報を提示することが、スムーズな契約手続きにつながります。
もし、発行から期間が空いてしまった場合は、新たに住民票を取得しましょう。
住民票を取得する際、自治体によっては自動交付機や郵送サービスで取得できる場合もあるので事前に調べてみると良いでしょう。
近々で住民票の用意が必要な場合は、窓口の混雑状況を確認したうえで、余裕を持って手続きを進めることが望ましいです。

マイナンバーは必要？

結論から言いますと、賃貸借契約では、住民票にマイナンバーを記載する必要はありません。
また、不動産会社側がマイナンバー情報を扱う義務もないため、記載を省略した住民票を取得することが一般的です。
マイナンバーは、重要な個人情報が詰まったものなので、記載された書類の提出は避けるほうが安全です。
不動産会社側としても情報管理の面でリスクを負うことになるため、なかには受け取りを拒否する会社もいらっしゃいます。
なお、提出時に本籍地や続柄を省略できる場合もあるので、必要最低限の情報で取得しましょう。
マイナンバーの記載を省略しても、契約に支障をきたすことはありませんので、個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えるためにも、不要な情報は記載しない住民票を申請することをおすすめします。

賃貸借契約に収入証明書が必要な理由

家賃を確実に支払ってもらうため、貸主は契約前に借主の収入状況を確認したいと考えます。
その際に、提出を求められるのが収入証明書です。

源泉徴収票

源泉徴収票は、給与所得者の年間収入を示す代表的な書類です。
勤め先で年末調整をおこなった後に配布されるため、最新の年収を確認することができます。
賃貸借契約では、安定した収入があるかどうかを判断する材料として重視されます。
万が一紛失した場合は、会社に再発行を依頼して取得することも可能です。
なお、源泉徴収票には会社名や支払金額が記載されるため、提出に抵抗がある場合は担当者に個人情報の取り扱い方法を確認しておくと安心です。
また、情報の漏えいを防ぐために、書類を郵送する際は簡易書留などを利用することも検討しましょう。

連帯保証人

連帯保証人にも支払い能力を確認するための書類提出が求められることがあります。
源泉徴収票や所得証明書を提示することで、保証人が十分な経済力を持っているか判断されるため、貸主としても安心して契約を進められるでしょう。
フリーランスや自営業の場合は、確定申告書や納税証明書などを提出するケースもあります。

まとめ

賃貸借契約に必要な書類には、印鑑証明書、住民票、収入証明書などがあり、いずれも契約や保証の信頼性を高めるうえで不可欠です。
フリーランスや自営業者は、別の書類を要求される場合もあるので、事前に不動産会社に確認しましょう。
これらの書類を適切に準備し、条件や期限をよく確認しておくことで、円滑な契約手続きを進めることができます。
不備があると再度取得に時間がかかる場合もあるため、早めの行動を心掛けましょう。